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河南科技大学举办国际学术会议管理办法

2016年11月28日 09:37  点击:[]

河南科技大学举办国际学术会议管理办法


为促进我校国际交流与合作,规范在我校举办国际学术会议工作的管理,根据财政部、外交部《关于严格控制在华举办国际会议的通知》和教育部《关于来华举办国际会议管理细则》等文件精神,结合我校实际,特制定河南科技大学举办国际学术会议管理办法。

一、举办国际学术会议应具备的条件

1. 筹办国际学术会议的学院或单位(简称筹办单位)应在会议主题有关的领域内具有一定的学术或工作基础,在国内外有一定的影响力;

2. 会议主题要符合我国改革开放和科研、教育发展的需要;

3. 凡属研讨性的国际学术会议,筹办单位应能组织一定数量和质量的学术论文;

4. 筹办单位应与学校有关部门共同筹划国际学术会议,妥善安排会议场所,食宿、交通及安全工作;

5. 会议经费有保证。

二、举办国际学术会议申报程序

1. 筹备国际学术会议的筹办单位应提前一年(征集论文会议)或6个月,就会议的主题、内容、目的、规模、日期、经费来源及会务安排提出报告,填写《河南科技大学举办国际学术会议申请表》,由筹办单位领导签署意见后提交校学科建设处。

2. 送审报告经学科建设处会同外事处审核,并报请校领导批准后,由学校外事处行文向河南省教育厅呈文申报。

3. 举办国际会议的申请得到批准后,由学校校长办公室通知筹办单位,并将批文副本转送学科建设处;由学校外事处为应邀参加会议的国外代表办理入境签证所需的有关文件。为此,会议筹办单位召集人应将与会的国外代表和港澳台代表的详细资料于会议召开前三个月交送学校外事处。

4. 国外代表办理入境签证的材料经河南省外事侨务办公室审核批准后,学校外事处办理会议邀请函等文件,并由会议筹办单位将其邮寄给代表本人;如会议邀请外国驻华使馆外交人员参会,需同时报河南省外事侨务办公室审批。

5. 会议筹办单位在会议前应做好必要的准备工作,会同学校校长办公室、学科建设处、外事处等部门就会议的议程及食宿、交通、安全、翻译等方面做出周密妥善的安排。如会议级别较高,拟邀请上级领导到会,须提前三周向校长办公室申报,由校长办公室行文向河南省教育厅请示。

6. 会议结束后一个月内,会议筹办单位应写出会议总结,一式二份分别送交学科建设处和外事处,学校外事处审定成文后上报河南省教育厅。

三、举办国际学术会议应注意的有关问题

1. 举办国际学术会议应从实际出发,从严掌握,积极举办对提高我校国际知名度和促进我校科研和教学发展有重大意义的国际学术会议。以河南科技大学的名义在国内主办或承办的国际学术会议,应明确我校为会议的主办者或承办者;由其它单位主办、拟由我校承办的会议在申报时须提供主办方的委托函或任务批件。

2. 举办各类国际会议都要首先从政治上权衡利弊。凡涉及重大敏感问题的国际会议,拟邀请非建交国家人士、国际知名人士、有特殊背景的人员等代表参加的国际会议,须严格按照报批程序申报。未经批准,任何部门和单位都不得擅自筹备或对外承诺在河南科技大学举办国际学术会议。对外方提议协办或联合主办的国际会议,如背景可疑,并带有对我不利的政治意图的,应予以拒绝。

3. 举办国际学术会议的申请获批准之前,筹办单位可以适当方式同外方交换意见,了解对方意向,但不得达成正式书面协议。筹办单位未经归口管理部门的认可、同意或授权,不得自行与它国机构或国际组织联系筹划举办国际学术会议;一般也不得接受外方设立会议常设机构的要求,如有必要,另案报批。

4. 举办会议的申请得到批准后,筹办单位要组织力量对与会代表送交的论文进行认真审查,如发现内容有政治性错误应及时交涉,表明我立场观点,要求对方改正或取消论文在会上发表的资格。

5. 会议期间,我方与会代表要坚持内外有别原则,严格遵守保密制度,不得携带秘密文件、资料参加会议活动。我方与会代表发表的演讲、论文及提供的资料、数据及其内容均需符合可以公开的口径,不得泄露秘密。

6. 举办国际学术会议应厉行节约,严格按照有关规定,限定经费开支范围和开支标准,不得以盈利为目的。

7. 举办国际学术会议如需作新闻报道,应在申报内容中一并报批。

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